同学们无论在学习生活还是实习工作中, 都会遇到大大小小的邮件问题, 可能是正式的邮件或不正式的邮件; 无论哪一种, 邮件作为一种书面写作, 有着它既定的格式和写作步骤. 不同类型的邮件有不同的要求, 为了让同学们进一步了解Email的格式, EssayMin英国论文网就为大家详细介绍一下英文Email怎么写!
目录
● Formal Email和Casual Email的区别
● 英文Email怎么写?
● 商务英文Email格式
● Email写作注意事项
Formal Email和Casual Email的区别
邮件发送对象:
- Formal Email: 发送给你原本就不太熟悉的人, 也可能是上司, 专家, 教授或客户, 甚至是一个正在合作的公司.
- Casual Email: 一般是发送给你比较熟悉的人, 例如同事, 朋友, 家人.
写作风格:
- Formal Email: 正式文件一般谈及工作内容或正事, 那么你的语气也会更加严肃认真, 尽量避免使用俚语, 缩写或表情符号.
- Casual Email: 非正式邮件往往谈一些日常的事务, 语气方面可以随意一些, 可以使用表情符号, 缩写等一系列非正式的表达, 你的语法也可以不完整, 但要确保内容能让人看懂, 不存在引发歧义的句子.
英文Email怎么写?
✅写明主题
首先, 主题栏作为读者第一眼就看到的信息部分, 应当精准写明本次来信目的, 一封正式的邮件往往有着详细的主题介绍; 非正式邮件的主题栏写上关键词即可. 如果你不想让自己的的邮件被当做垃圾邮件忽略的话, 一定要在主题栏附上详细完整, 表意清晰的邮件标题.
✅邮件称呼语
邮件开头的称呼语是指向收信人的, 如果你的发送对象是一个群体, 可以用“Dear Students”表示群体的词来指代. 若你不清楚收信人的具体姓名, 应当及时搜寻, 再将他们的名字和职称放在一起, 例如“Dear Professor White”. 当你实在不清楚具体的收信人名称, 也可以用“To whom it may concern”.
✅英文邮件开头
你在写作正式的英文邮件时, 往往在开头要进行自我介绍, 包括自己的姓名, 身份, 院校或工作单位, 这样才能让收信人对你有一定的了解. 而在非正式邮件中, 基本是不用再自我介绍. 除此之外, 在邮件一开始通常要有基本的礼貌问候. 常见的英文邮件开头问候语有:
- Hope this email finds you well.
- I am reaching out about …
- I hope you are having a great week.
✅英文邮件主体
Email主体的第一部分是陈述来信目的, 直截了当地让收信人明白这封信的主要内容. 如果你要陈述一项工作或告知一个事项时, 往往要阐述清楚相关事情的时间地点, 安排和必要的联系方式. 在表达的时候, 要简洁精炼, 将信息传达到位的同时不要过于冗长.
✅英文邮件结尾
关于Email结尾怎么写, 一般来说, 结尾需要重复上文最主要的事情, 然后表达对收到来信的期待, 以及对收信人的礼貌问候. 这样能够在收信人那里留下一个好印象. 一般来说, 最常用的礼貌结束语有: “Sincerely”, “Warm wishes”, “Yours truly”等等.
商务英文Email格式
商务英文Email作为最常见的正式文件之一, 广泛出现在各类场合. 下面, 就以商务英文邮件为例, 为大家介绍英文邮件格式.
1. 邮件地址格式严谨
商务邮件的地址应当是写信人真实姓名的变体, 同时, 含有句点, 连字符或下划线. 在写作的时候也要用标准字体“Times New Roman, 12号”, 并且要避免特殊的表达样式, 例如高亮, 斜体或五颜六色的字体.
2. 精炼简明的主题
你需要提取出邮件的关键词, 并且用连贯简明的表达写在主题栏上, 一般来说, 关于某活动的主题都要写明时间, 例如: “Meeting RE: xxx on June 15th”.
3. 清晰扼要的正文
在商务邮件中, 正文要说明清楚关于某会议或活动的主要内容和相关工作, 做一个大致阐述即可, 并礼貌问询收信人的意愿. 在写作时, 要尤为注意内容语法的正确性, 确保无歧义表达.
4. 礼貌正式的结尾
在基本的礼貌用语之后, 在邮件的结尾要附上你的姓名签字, 毕竟它作为一封正式的邮件. 如果你是代表公司或某个组织所写, 那么你就用组织名作为署名.
Email写作注意事项
1) 考虑收信人身份
在写之前, 你要明确本次收信人的身份, 确保自己的写信口吻和称呼能够与之相匹配. 如果是工作关系上的客户, 你的语气不能有说笑的成分, 将商务信息表达清晰才是目的.
2) 保证信息简明扼要
大部分人都不会花太长时间读一封邮件, 因此你在确保关键信息传达到位的前提下, 尽量不要涉及太多无关的信息, 使用精简的短语和句子将事情说清楚即可, 让收信人有一个良好的阅读体验.
3) 添加必要的附件
有时候除了基本的正文内容, 你还会有其他需要告知的信息, 此时你务必要在正文中提到有附件的存在. 关于附件, 尽量不要设置太多数量, 且附加最好是通用的文件格式, 避免打不开的情况.
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关于英文邮件写作, 很多同学难以把控写信的口吻和重点, 常常会洋洋洒洒写过多内容, 这样就导致邮件的可读性不强, 希望本篇指南可以帮到您. 如果您在学术论文写作方面有难题, 可以随时来EssayMin英国论文代写机构寻求帮助! 我们的专业母语导师竭为您服务, 14天承诺免费修改哦~
