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英文邮件格式: 英文邮件开头&英文邮件结尾怎么写?

Apr 1, 2021 | 其他论文资讯

目录

● 英文邮件开头问候语&格式

● 英文邮件结尾祝福语&格式

● 英文邮件格式

● 写作英文邮件Tips

 

电子邮件是工作场合内最广泛使用的沟通方式之一, 特别是国外大学和职场. 无论你是在校留学生还是参加工作的上班族, 平常生活中都需要用到电子邮件. 那么, 你了解如何正确与教授发邮件吗? 英文邮件问候教授导师怎么才显得礼貌正规? 一份正式的英文邮件格式? 接下来就让EssayMin留学生论文代写机构好好为您介绍一下正规的英文邮件写作格式与结构, 还英文邮件范文分享哦~

 

英文邮件开头问候语&格式

 

写英语邮件的第一步就是打招呼, 不同的收件人, 邮件开头问候语也是不同的.

  • 如果写信人跟收件人的关系是非常亲近的那种, 可以直接称呼”Hi, Kevin”;
  • 如果收件人只是跟写信人认识, 但是关系不是特别亲密的话, 可能只是普通同事或者普通同学朋友; 那么英文邮件称呼也会相对正式一点, 一般不会直接”Hi”开头, 可以是”Dear Kevin”, 也可以说”Hello Kevin”. 在英文邮件陈称呼方式上, “Hello’’会比”Hi”来的正式一些, 但是比起”Dear”, 还是会更亲近一点.
  • 如果是正式的工作邮件, 和收件方并不熟悉, 那么称呼需要更严谨一点, 一般直接用姓氏或者全名来称呼对方, 比如”Dear Mr.Smith”; 如果是发送给导师或者教授的邮件, 比如给教授发邮件问成绩, 英文邮件感谢导师或者论文指导等信件, 也要正式一点, 一般都是职称+姓氏来称呼对方, 例如”Dear Dr.Smith”;
  • 在不知道收件人具体姓名的情况下, 可以使用”Hi there”. 更正式些可以用”To whom it may concern”或者”Dear Sir/Madam”;
  • 在收件人很多的情况下, 比如说是公司的群发邮件, 则使用”Hello Everyone”就可以;

 

注意: 在写称呼的时候不要拼错收件人的姓名, 也不要使用昵称来称呼对方, 这样给人的印象不太好, 会觉得你这个人比较轻率; 同时, 英文邮件的语气也要注意, 比如”Hey”等词汇来称呼收件人就不太好, 写英文邮件时以正规为主.

一封英文邮件的开头第一行就是收件人称呼; 根据收件人的信息拟好称呼后, 记得跟个逗号; 在特别正式的情况下, 称呼后面跟的是冒号. 下面就是换行, 写明自己发送邮件的原因, 也可以进行简短的自我介绍, 下面提供一个英文邮件开头范例:

 

英文邮件结尾祝福语&格式

 

英文邮件结尾, 都需要写一些祝福语, 常见的祝福语包括: Best regards, Very truly yours, Sincerely, Thank you, Best wishes等等.

英文邮件结尾一般是由收尾部分, 结尾祝福语以及写信人签名这三部分组成. 收尾内容常见的英文句式有”I’m looking forward to hearing from you soon.”,”I look forward to receiving your reply.”等; 而最后的签名部分呢, 一般是告诉收件人你的身份, 职位以及联系方式, 需要注意的是, 英文邮件结尾要和开头保持一致性, 比如说你是以Dear Sir开头, 那么就要以Yours Faithfully结尾. 以下是英文Email结尾范例:

 

英文邮件格式

 

正式写作英文电子邮件一般分为三个部分:

▶ 介绍

根据你与收件人的关系, 发送英文邮件的方式也不同; 但是任何邮件都应以问候语开头, 上面也介绍过称呼这个问题了. 最初的问候语之后, 需要一个介绍性的句子, 清楚表明写邮件的理由, 并且简单介绍一下自己. 比如:

  • I am writing with regard to… (邮件主题)
  • I am writing in connection with… (邮件主题)
  • I am writing in reference to…

▶ 正文

英文邮件的正文部门一般会详细阐述邮件目的, 这方面没有常规的写作格式, 主要取决于你想要传达的内容. 正文一般是简洁的段落, 避免使用缩写词和首字母缩写词. 如果是非正式电子邮件, 则是可以的. 根据你发送的邮件类型, 可以适当采用以下英文句式:

  • I look forward to hearing from you soon
  • Thank you in advance
  • For further information, please do not hesitate to contact me
  • Please let me know if you have any questions
  • Thanks for your attention

▶ 结论

英文邮件最常见的结尾方式是:

  • Best regards
  • Kind regards
  • Yours faithfully (如果你的邮件是以”Dear Sir/Madam”开头的话)
  • Yours sincerely (如果你的邮件是以”Dear Mr/Mrs/Ms +形式开头的话)
  • Regards

 

写作英文邮件Tips

 


  • 了解英文邮件写作目标;
  • 考虑目标读者, 确保整篇邮件的语气是合适的;
  • 保持简洁, 收件人可能没有太多时间阅读你的邮件, 尽量写作得简明扼要;
  • 如果有任何需要包含的附件, 记得添加, 并且在正文中提到它们; 注意一下附件的大小以及数量;
  • 在发送之前一定记得检查, 看看有没有语法拼写等基本错误, 商务邮件切忌使用表情符号, 一定要正规!
  • 注意英文邮件礼仪用语, 礼貌的问候和结尾都是必须的, 而且要注意发送时间, 千万不要打扰到别人;

 

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